Основните цели на Националния Център за Електронен Документооборот на Морския Транспорт (НЦЕДМТ) са:

Подобряване на организацията по обработка на документи за издаване на разрешения „Свободна практика” и „Разрешение за отплаване” (Sailing Permission)

Съкращаване на времетo за обработка на документите

Стандартизиране на документите по препоръките на IMO (FAL Forms)

Корабни агенти – «подател на информация»

Корабните агенти са основни потребители на системата. Те осигуряват изцяло входния поток от документи свързани с обработката на пристигащи и заминаващи кораби в пристанището.

Документите се разделят на три основни групи:
- документи подавани преди пристигането на кораба (pre-arrival documents)
- документи свързани с входящата контрола на пристигнал кораб и издаване на разрешение за „свободна практика”
- документи свързани с изходяща контрола и издаване на разрешение за отплаване (sailing permission)

Входът на документите в системата може да се извърши по два начина:
- електронен достъп (от офиса на агента, през web базирана система с използване на електронен подпис)
- по заявака от операторско гише (предоставяне на документите в хартиен вид на дежурния оператор, който извършва преобразуването им в електронен формат и въвеждане в системата)

Независимо от начина по който са подадени документите, тяхното преобразуване се свежда до набор електронни форми с възможност за допълнително прикачане на скенирани документи (PDF формат) към всяка от формите като доказателствен или пояснителен материал.

Дежурен оператор в Национален Център за електронен документооборот на морския транспорт

Дежурният оператор в Националния Център за електронен документооборот на морския транспорт е служител на ДП «Пристанищна инфраструктура» и изпълнява следните функции:
- осигурява въвеждане на документи предоставени в хартиен вид
- наблюдава придвижването на документите между отделните инстанции
- осигурява извършването на справки в системата при запитване по телефон/факс от съответните ведомства

Операторът изпълнява функциите на агента в случаите, когато документите са предоставени в диспечерския пункт в хартиен вид. В тези случаи той подписва електронните документи със свой електронен подпис, а хартиените документи с подписа на агента се завеждат в архив.

Ведомства

Системата осигурява достъп до документите на следните ведомства:
ДП “Пристанищна инфраструктура”
Гранична полиция
Митница
Дирекция "Морска администрация"
МЗ (Хуманитарни лекари)
БАБХ (ветеринарен контрол и фитосанитарен контрол)
Орагни по сигурността на пристанищата и др.

Всяко от ведомствата има достъп до определен набор от документи, който подлежат на преглеждане и одобрение за издаване на разрешение „свободна практика” или „отплаване”.

Разрешението се издава след оторизация с потребителско име, парола и електронен подпис. В случай на отказ за издаване на разрешение, служителят има възможност да въведе причините за отказа и изискване за предоставяне на допълнителна информация.

Корабни агенти – «наблюдение на информационния процес»

Обратната връзка между ведомствата и корабните агенти се осигурява през системата посредством възможност на всеки агент да извършва наблюдение за статуса на всеки негов документ (подписан/отказан/изчакващ).

Агента има възможност да наблюдава само своите документи и няма достъп до другата информация в системата.

При необходимост от корекция на документ, агента има възможност само да извърши «анулиране» на стария документ и добавяне на нов с коригирано съдържание.

За осигуряване на удобство при следенето на статуса на документите, системата изпраща на агента e-mail нотификация при всяка промяна на статуса (подписване, отказ, забележки и др.)

Други наблюдатели

Всички оторизирани служители на ведомствата, които нямат пряко отношение с издаване на разрешения могат да ползват въведените документи и да извършват справки без да влияят върху информационния поток.

Системен администратор

Системния администратор осигурява:
- техническо наблюдение и поддръжка на системата
- управление на потребителските акаунти и права на достъп

Функционална структура

ИОП включва няколко функционални модула осигуряващи информационните потоци между участниците в документооборота. Функционалната структура и връзките между модулите е показана на фиг.2

Модул „ЕЛЕКТРОННО ВЪВЕЖДАНЕ НА ДОКУМЕНТИ”

Модулът осигурява необходимите инструменти за:
- автентификация на потребителя (агент / диспечер оператор)
- въвеждане на информация в web форма
- валидация на информацията
- прикачване на PDF документи
- запис в базата данни

Потокът от документи се разделя на следните фази:

ПРИСТИГАНЕ НА КОРАБА
=обявяване на предстояща визита на кораб
=въвеждане на генерална форма (IMO General Declaration
=прикачане на допълнителни документи (IMO FAL форми) в PDF формат
=заявка за „издаване на разрешение за свободна практика”

ПРИ ЗАМИНАВАНЕ НА КОРАБА
=въвеждане на генерална форма (IMO General Declaration)
=прикачане на допълнителни документи (IMO FAL форми) в PDF формат
=заявка за „разрешение за отплаване”
=закриване на визитата

Въвеждането на генералната форма се извършва през web браузър, като се предвидят всички необходими мерки за:
=автоматична проверка на достоверността на полетата
=автоматично попълване на полета от базата данни на VTMIS

Модул „ОБРАБОТКА НА ХАРТИЕНИ ДОКУМЕНТИ”

Модулът се използва от оператора и осигурява необходимите инструменти за:
=скениране на документи и преобразуване в PDF формат
=приемане на документи по факс и преобразуване в PDF формат

Модул „БАЗА ДАННИ”

Базата данни осигурява съхранение на следните информационни масиви:
=Визити на кораби
=Генерални форми
=Електронни документи (PDF)
=Потребители и права за достъп
=Системни логове
=Помощни таблици

МОДУЛ „ИЗДАВАНЕ НА РАЗРЕШЕНИЯ”

Модулът осигурява на съответните ведомства следните инструменти:
- преглед на заявките и документите подадени от агенти/диспечер
- одобряване/съгласие за разрешение «свободна практика»/»отплаване» с електронен подпис
- възможност за отказ с въвеждане на забележки или изискване за допълнителна информация
- автоматична e-mail нотификация до агента при наличие на промяна в статуса на документите

МОДУЛ „ИНФОРМАЦИОННИ СПРАВКИ”

Модулът осигурява на:

Външни наблюдатели:
- достъп за разглеждане и справки в корабните документи
- търсене на кораби/визити по избрани критерии

Агенти:
- достъп до собствените визити
- достъп до собствените документи
- търсене по избрани критерии
- възможност за заявка за „анулиране” на документ

Модул „АДМИНИСТРИРАНЕ”

Модулът се използва от системния администратор и осигурява необходимите инструменти за:
- добавяне, изтриване и редактиране на потребителски имена
- управление на правата на достъп
- наблюдение на техническите параметри на работа на системата (свободни ресурси и др)
- архивиране и възстановяване на базата данни
- наблюдение на системните логове

СИГУРНОСТ НА СИСТЕМАТА

Сигурността на системата трябва да се осигури на следните нива:
на мрежово ниво – защитна стена (firewall)
на приложно ниво:
HTTPS протокол
Потребителско име / парола
Електронен подпис /цифров сертификат/