Заявките за пилотаж се подават през Системата за информационно осигуряване на планиране на маневрите в пристанищата (MOVER). В заявката се посочва терминала на който ще застане кораба, буксирната и швартова компания, като се посочва и опасният товар на борда, ако има такъв и наличието на "gas free" сертификат за танкерите.

Пристанищният оператор е длъжен да подготви кея за разрешената маневра и постави техническите средства от кейовата механизация на места, така че да не пречат на маневрата, и да обозначи позицията на носа и кърмата или манифолда, когато се касае за танкер, при въвеждане или преместване на кораба.

Незадължителен за района на дирекция "Морска администрация - Варна" е пилотажът:

1. от/до подходна точка № 1 пред нос Калиакра с координати Ш = 43° 19',7 С / Д = 028° 29',2 И и

2. от/до подходна точка № 2 пред нос Емине с координати Ш = 42° 39',7 С / Д = 027° 56',8 И до/от рейдовете на пристанищата от отговорния район на дирекция "Морска администрация - Варна".

Корабите, които желаят да ползват пилот за външен пилотаж или пилотаж между пристанищата, са длъжни чрез агента си да подадат 24-часово предварително известие и 12-часово окончателно известие преди пристигането си в определената подходна точка до Пилотска станция - Варна.

При въвеждане на кораба в пристанищата или каналите пилотът се качва на борда на кораба източно от меридиана на нос Галата, а при извеждане го напуска източно от фар "Свети Никола".

При невъзможност на пилота да се качи или слезе от кораба поради неблагоприятни хидрометеорологични условия на определените места той може да поиска от капитана да пренасочи кораба към безопасно място, като за това решение уведоми дежурния оператор на системата за управление на трафика и информационно обслужване на корабоплаването.

Директорът на дирекция "Морска администрация - Варна" може да разреши извършване на брегови пилотаж ("Shore based pilotage") за високоскоростни пътнически кораби, кораби, обслужващи платформите, и други специализирани кораби, когато са налице извършен инструктаж от пилот-инструктор и писмена декларация-съгласие от капитана. Такова разрешение се дава за всеки конкретен случай.

Когато поради неблагоприятни хидрометеорологични условия пилотът не може да се качи на кораба в определеното за това място, диспечерът на пилотската станция осъществява бреговия пилотаж ("Shore based pilotage") до момента на качване на пилота.